荆门市中级人民法院档案管理制度

作者：本院发布时间： 2006-11-26 17:39:44

荆门市中级人民法院档案管理制度第一章总则第一条为了加强本院档案管理工作，促进档案管理工作制度化、规范化、现代化建设，为审判工作和其他各项工作提供优质高效的服务，根据《中华人民共和国档案法》以及上级人民法院和档案主管部门的有关规定，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是本院在工作中形成的诉讼文书、执行文书、行政公文、会计、基建、声像等档案的总和。第三条档案室对本院档案实行集中统一管理。对本院各部门文件材料的立卷、归档工作及下级人民法院的档案工作进行监督、指导。第四条档案室应切实履行职责，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、编目和统计工作。第五条档案室应当定期开展档案鉴定工作。对待销毁的档案，由档案室提出意见，编制销毁清册，经院档案鉴定领导小组及院长审批，报省高院备案后，由档案员和监销员共同销毁，并在清册上签字盖章。销毁报告及清册立卷归档。第六条档案及有关资料的接收、移交、销毁，要严格履行交接手续及审批制度。第七条档案员应自觉遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》的规定，严守国家机密，不能违反制度规定向任何人提供档案或以本人名义借出档案供他人利用，不得违规扩大利用范围，不得向他人泄露档案内容。第八条档案室应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。第九条档案室应编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为全院各项工作服务。第二章诉讼文书立卷归档第十条各业务庭诉讼文书，要根据刑事、民事、行政等按类别、年度、审级和一案一号的原则立卷。将与本案有关的材料收集齐全、排列规范、装订整齐，随时结案随时归档，最迟不得超过结案后三个月。第十一条各业务庭要将诉讼文书立卷归档工作纳入内勤人员（或办案人员）岗位责任制内容之一。由案件承办人员负责收集立卷，庭长负责检查案卷质量并监督及时归档。第十二条诉讼文书中的阅卷笔录、法律文书原本和签发用印审核签批单、合议庭记录、审判委员会记录、领导人的批示和不宜公开的材料应按照保密规定另归为副卷。材料不多的，用单页封面装订，编清页号，填写目录，放在正卷后面一并归档。第十三条卷宗封面内容要填写清楚，卷面填写一律使用碳素或蓝黑墨水，剔除文件中的金属物，在每页文件的正面右上角和背面的左上角编写页号。第十四条卷内所有材料，必须用标准的A4型纸，用毛笔或钢笔（用墨汁或碳素、兰黑墨水）书写、签发。严禁有复写、红笔、圆珠笔、铅笔书写的文件材料归档。第十五条入卷的各类材料装订一份（有领导批示除外），重复材料一律剔除。本院的各类法律文书除装订一份外，可以保留三份放在卷后。第十六条凡能附卷保存的证物应装入原卷。无法装订的可装入证物袋并注明证物名称、数量、特征、来源。不便附卷的应拍照片附卷，证物另行保存。第十七条再审复查的材料，一律并入原卷，并写清页号、目录。第十八条每卷厚度不得超过15毫米，材料过多的应按顺序分册装订。装订规格必须三孔一线，长度以160毫米为宜，并在案卷装订线的结口处贴好封条，由立卷人在封条上签名或盖章。第十九条下列诉讼文书材料属于不归档范围：（一）答复来信来访者到有关单位投诉的；（二）转交有关单位办理的转办单；（三）没有参考价值的信封、工作材料；（四）内容相同的多份申诉材料；（五）未定稿的法律文书草稿；（六）法规、条例复制件；（七）与本案无关的材料。第三章执行文书立卷归档第二十条本制度所称执行文书，是指本院在案件执行过程中所形成的一切与案件有关的各类文书材料。第二十一条下列执行案件，纳入立卷归档的范围。 1、本院直接受理的案件； 2、提级执行、受指定执行的案件； 3、受托执行的案件； 4、执行监督、请示、协调的案件； 5、申请复议的案件； 6、其他执行案件。第二十二条执行案件由立案庭统一立案，按照案件类型分类编号。执行案件必须一案一号。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电等所有司法文书以及执行文书的立卷、归档、保管均使用收案时编定的案号。中止执行的案件恢复执行后，不得重新立案，应继续使用原案号。第二十三条执行文书材料由案件承办人员负责收集、整理立卷，执行局（庭）长负责检查卷宗质量，并监督内勤及时归档。第二十四条执行款物的收付材料必须附卷，包括收取执行款物的收据存根；交付、退回款物后当事人开具的收据；划款通知书；法院扣收申请执行费、实际支出费的票据；以物抵债裁定书及抵债物交付过程的材料；双方当事人签订和解协议后交付款物的收据复印件等。第二十五条入卷的执行法律文书，除卷内装订的外，应当随卷各附三份存档，装入卷底袋内备用。其他文书材料，一般只保存一份（有领导人批示的材料除外）。第二十六条入卷的执行文书材料应当保留原件，未能提供原件的可保存一份复印件，但要注明没有原件的原因。执行人员依职权采取摘录、复制方式取得的与案件有关的证明材料，应注明来源、日期，并由经手人或经办人签名，同时加盖提供单位印章。第二十七条下列文书一般不归档。 1、没有价值的信封、工作材料； 2、内容相同的重份材料； 3、法规、条例复制件； 4、未定稿的法律文书草稿； 5、与本院无关的材料。第二十八条执行文书材料的排列顺序应当按照执行程序的进程、形成文书的时间顺序，兼顾文书材料之间的有机联系进行排列。执行文书中的阅卷笔录、法律文书原本和签发用印审核签批单、合议庭笔录、审判委员会记录、领导人的批示和不宜公开的材料要按照保密规定，另立副卷。第二十九条执行文书材料经过系统收集、整理、排列后，逐页编号。页号用阿拉伯数字编写，正面书写在右上角，背面书写正左上角，背面无字迹的不编页号。卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编页号。第三十条执行文书的所有材料，包括卷宗封面的书写、签发必须使用碳素墨水、蓝黑墨水或微机打印。如出现文书材料使用红、蓝墨水或铅笔、圆珠笔及易褪色不易长期保管书写工具书写的，要附复印件。需要归档的传真文书材料必须复印，复印件归档，传真件不归档。第三十一条卷宗的装订必须牢固、整齐、美观，便于保管和利用。每卷的厚度以不超过15毫米为宜，材料过多的，应当按顺序分册装订。每册案卷都从“1”开始编写页号。卷宗装订齐下齐右、三孔一线，长度以160毫米左右为宜，并在卷底装订线结扣处粘贴封条，由立卷人盖章。第三十二条卷宗装订前，要对文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或裉色、字迹扩散的要修补、复制。卷内材料用纸以A4办公纸为标准。纸张过大的要修剪折叠，纸张过小、订口过窄的要加贴衬纸。外文及少数民族文字材料应当附上汉语译文。作为证据查考日期的信封，保留原件，打开展平加贴衬纸。卷宗内严禁留置金属物。第三十三条执行局（庭）内勤应当对执行卷宗的归档情况登记造册，归档前审核案件承办人装订的案卷是否符合归档案件，经本院档案室验收合格后及时与档案室办理签收手续。不合格的，应当及时予以补救。第三十四条已经归档的卷宗不得抽取材料，确需增添材料的，应当征得档案管理人员同意后，按立卷要求办理。第四章行政公文和会计、基建、声像档案立卷归档第三十五条凡是反映本院机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料，均属行政公文归档范围。（一）本院颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。（二）上级法院，上级或同级党委、人大制发的（含转发本院文件）属于本院机关主管业务并需要贯彻执行的文件，以及普发的非本院机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导同志讲话。（三）本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录。（四）本院各职能部门组织召开的各项专业会议的文件材料。（五）本院党、团、工会、妇女、法官协会等组织召开的代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。（六）本院领导同志在重要公务活动中形成的信件、电报、电话记录等文件材料。（七）本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度等重要文件材料。（八）上级机关、本院机关关于审判、政工、纪检、信息、研究、宣传、技术、装备、法官培训、司法警察等工作形成的各种意见、办法、规定、制度、通报、简报、情况反映、案件分析、案件质量调查报告。（九）本院机关组织机构沿革、大事记、年鉴、反映本院机关重要活动的音像材料、奖牌、锦旗、荣誉证书等实物文件材料。（十）本级人代会代表审议法院工作报告的意见、建议。（十一）本院机关汇总的统计报表和统计分析资料。（十二）本院机关形成的财务报表、凭证、帐薄、审计等文件材料。（十三）本院机关有关基建的文件、批文、图纸。（十四）本院机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本院机关的批复文件。（十五）同级机关部门之间洽商工作形成的重要文件材料。（十六）下级法院报送的重要的工作计划、报告、总结、请示、典型材料、统计报表。（十七）其他必须归档的文件材料。第三十六条本院印发的公文一律由机要室统一收集归档。第三十七条本院机关各单位工作中形成的文件材料由内勤统一管理并立卷归档。第三十八条多个部门参与办理，并在工作活动中形成的文件材料，由主办单位收集整理归档。第三十九条会议材料，由会议的组织单位负责整理后移交院档案室归档。第四十条本院领导外出活动形成的材料由随行人员负责立卷归档。本院领导单独参加有关会议的材料应交给机要室整理归档。第四十一条会计文件材料依照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，湖北省财政厅、湖北省档案局《湖北省会计档案管理实施办法》的要求，由司法行政处负责整理移交院档案室归档。第四十二条基建图纸、预算、协议、合同书和一切审批手续等文件材料依照国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》由司法行政处负责整理移交院档案室归档。第四十三条反映本院机关重要活动的音像资料依照最高人民法院《关于声像档案的管理办法》由宣传处负责整理移交院档案室归档。第四十四条凡需归档的文件材料组卷要合理、标题要明确、卷面要清洁、字迹要工整、装订要整齐、目录要清晰、页号要准确（封面的右上角，背面的左上角）。第四十五条凡需归档的文件材料的定稿及领导审批签字，必须用碳素或蓝黑墨水书写，禁用“三色笔”。第四十六条以荆门市中级人民法院名义印发的各种文件，归档时必须有正本和签发的定稿。第四十七条归档的文件必须依其形成的规律和特点进行排列。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；文件处理单在前，文件正本在后。第四十八条卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。第四十九条归档的文件材料必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。第五十条有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、审核人的姓名和时间填上，以示负责。第五十一条各部门拟发的各类行政公文材料，必须分门别类立卷，在次年六月底以前全部送院档案室归档；如归档不齐全，要写说明，并经主管院领导审查签字。第五十二条归档目录一式三份（一份装入卷内归档，一份交档案室签收后交归档单位保存，一份由档案室编目）。第五章档案销毁第五十三条诉讼档案鉴定销毁工作由院档案鉴定销毁工作领导小组负责组织实施。第五十四条院档案鉴定销毁工作领导小组由本院主管副院长、办公室和审判业务庭主要负责人组成，其职责范围如下：（一）讨论决定档案鉴定销毁工作的重大事项，确定鉴定销毁档案的具体范围，制定实施方案。（二）审核拟销毁的档案清册，作出清册中所列档案存毁的决定，签署正式意见。（三）提出综合报告(标明签发人和秘密等级)，呈省高级人民法院审批并抄市档案行政管理机关备案。第五十五条鉴定销毁诉讼档案必须坚持从国家和人民的整体利益出发，充分认识诉讼档案是重要的宝贵历史文化财富，正确估价各个案卷在政治、经济、史料研究等方面对审判工作、各项事业的作用，全方位、多层次地预测档案利用的需要，具体分析档案形成的时代背景、历史条件及其当前作用与长远作用，对照“诉讼档案保管期限表” 的规定，准确地判断其保存价值，确定案卷的存毁。第五十六条诉讼档案鉴定销毁的范围依据最高人民法院法(办)发[1991]46号文件印发的《人民法院诉讼档案保管期限的规定》文件规定进行确定。第五十七条鉴定销毁工作应当严密组织，不定期、分批次地进行。经鉴定拟销毁的案卷文书材料，应于销毁前呈请省高级人民法院审批，抄送市档案行政管理机关备案。第五十八条销毁档案应由本院档案室提出诉讼档案鉴定销毁工作预案，其内容包括：库存档案现状；本次进行鉴定销毁的具体范围，即短期或长期案卷的起止年代、案卷类型及数量；预计工作量及所需人力、财力等相关事宜。工作预案经办公室主管领导阅批后提请领导小组审定，形成正式的工作方案。第五十九条根据领导小组审议作出的决定，档案室从批准销毁的诉讼案卷中抽取案件的判决书、裁定书、调解书或结论性文书材料，汇集整理成册列为永久保存。对其中未获准销毁的案卷，仍应归入原位管理。对经鉴定被确定为长期升为永久、短期升为长期保管的案卷，均应在鉴定登记表和原案卷目录、封面上予以注明，可不另行编号，仍按原号排列上架。第六十条对已达到或超过保管期限的短期、长期案卷经过鉴定，将失去保存利用价值案件的案卷，除留存其判决书、裁定书、调解书或结论性文书材料外，其他文书材料予以销毁。第六十一条对于原定为短期或长期保管期满仍有查考利用价值的案卷，应适当延长其保管期限。第六十二条对于拟销毁刑事诉讼档案中的公安预审卷、检察侦查卷，应分别告知公安、检察机关档案部门进行查验，在销毁清册上注明并签名(对其认为尚有保存价值的案卷，则移送他们自行保管，无需移送的应与法院审判文书材料一并销毁)。第六十三条经批准销毁的案卷文书材料，必须在指定地点、固定场所进行纸浆或焚烧处理，当场要有两人以上监销，并需分别在鉴定销毁清册上注明销毁案卷的时间、地点、方式及有关情况说明，分别签名。第六十四条档案销毁后，档案室负责将诉讼档案鉴定销毁工作方案、销毁案卷清册、综合报告与上级批复等材料，按照行政文书档案归档要求立卷，列入档案室全宗卷永久保管。库藏档案经过销毁部分案卷后，需对库房进行必要的排架调整，恢复正常的保管秩序。第六章机关内部调阅档案第六十五条本院干警因工作需要查阅或借阅档案，须持所在单位主要负责人签批的手续，经办公室负责人签批后，到档案室查阅或借阅档案，办理相关借调手续。第六十六条调卷人员要爱护档案，阅卷时不得拆开卷宗，抽走卷内材料和在档案上勾划、涂改、污损。第六十七条各单位借用档案后，严禁个人私自将档案外借。第六十八条因减刑需要调原卷并卷的，由承办案件的合议庭或内勤开列名单，经本单位主要负责人签字后，到档案室调档。第六十九条调用的档案、文件要及时完整归还。调用的诉讼档案，最长不超过六个月；文书档案或文件，最长不超过一个月归还。第七十条因借卷人原因造成档案毁损、缺失、被盗或丢失的，按照有关规定严格追究责任。第七章外单位查阅档案第七十一条凡来本院查阅档案者，必须持单位介绍信和本人身份证明，经分管院长批准后，按最高法院有关规定办理。第七十二条查阅档案前，应按要求填写查阅的目的及查阅内容，在本院指定地点查阅。第七十三条查阅档案时禁止吸烟，不得在档案材料上勾划、涂改、划圈、折叠、污损和拆散档案材料，不得拆开卷宗，不得抽出案卷中的材料。第七十四条涉及国家秘密、个人隐私的档案不得查阅，案卷副卷材料属国家审判秘密，未经批准任何单位或个人都不得查阅。其它档案材料未经批准，不得抄录、拍摄、复制，不得私自扩大范围查阅与查阅目的无关的材料。摘抄、复制材料应由档案员审查盖章。第七十五条除本院各审判业务部门和上级法院,可以调阅人民法院的诉讼档案外,其他单位和个人，一律不得调阅或借阅人民法院的诉讼档案，如需利用人民法院诉讼档案的，可以到人民法院查阅诉讼档案的正卷。第七十六条律师和其他诉讼代理人查阅档案，应通过原案件承办人办理，原案件承办人已退休或离开法院的，由原合议庭成员或庭室内勤予以配合接洽。否则，不予查阅。第八章档案安全管理第七十七条档案库房内应切实做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温高湿和防有害气体，严禁在库房内吸烟、堆放易燃易爆物品以及与档案无关的物品，确保档案安全。第七十八条档案管理人员要增强防范意识，严格规范管理，及时发现和排除事故隐患。第七十九条档案管理人员要定期对档案资料进行检查、清理、核对，对破损或褪变档案及时抢救。如发现问题，要立即向院领导报告。第八十条档案管理人员要切实做好清洁卫生，时刻保持库房的干净整洁。节假日和下班时间要切断一切电源。第八十一条档案员应妥善保管档案库房钥匙，及时关闭库房，下班或外出前，应对档案库进行安全检查，确保所有门窗均已锁好，库房专用设备不得挪作他用。第八十二条档案室属本院涉密要害部位，严禁非档案管理人员进入档案库房查找档案材料。第九章档案室计算机管理第八十三条档案室计算机由档案员负责管理、维护和使用。其职责包括机房管理及软、硬件日常维护。第八十四条档案管理人员进入机房操作，必须严格遵守操作规程，非档案管理人员未经批准不准进入计算机机房。第八十五条计算机应当安放在避光、避雨、干燥、通风的位置，平时注意保持室内卫生、清洁，注意通风、防尘、防潮、防火。第八十六条档案员必须爱护设备，勤擦拭，善保养，保持计算机外表清洁。注意维护好计算机操作系统，使计算机始终处于良好的运转状态，不得在计算机内擅自安装或卸载应用软件。第八十七条档案员要定期利用杀毒工具软件对计算机进行病毒检查，并向办公室负责人报告。第八十八条计算机所需软件由办公室统一安装、维护，档案员不得泄露自己的登录口令。其他人员不得利用移动硬盘或其他存储介质拷贝软件。第八十九条计算机在使用时，不得在设备及工作台上摆放茶水、零食、磁性物质等杂物。严禁将易燃、易爆、腐蚀、潮湿的物品搁置在计算机及相关设备上。第九十条计算机在使用和维护过程中遇到问题或计算机设备、设施需要修理或更换配件的，应及时向办公室负责人报告，不得私自拆卸计算机。第九十一条档案员必须加强安全保密意识，严格执行操作规范，做好机内重要数据备份，对需要保密的重要数据，必须采取有效的加密、认证等措施。第九十二条档案室计算机禁止接入国际互联网，不得在计算机内拷贝一些不健康的内容。上班期间禁止用计算机玩游戏等做与工作无关的活动。第九十三条未经授权的人员，不得擅动计算机设备，严禁外来人员拷贝档案室计算机内的各种数据。第九十四条违反本规定造成档案室计算机数据丢失或者无法正常工作等严重后果的，将追究责任人的责任。第十章档案工作人员岗位责任第九十五条档案工作人员要做好本院的诉讼、文书、司法行政、政工、人事、纪检、政策研究、法医、声像、财务、基建等各项档案的收集整理、登记、立卡、编目、检索、归档、保管、提供利用和编研工作，为本院领导、审判工作和其他工作服务。第九十六条严格执行档案工作人员守则，坚守工作岗位，做到档案馆库房的“八防”，保障档案的绝对安全。第九十七条定期检查、清理档案，根据档案材料保管期限，提出存销意见，报有关领导审定后实施。第九十八条监督和指导本院各单位和基层法院各类文书材料的立卷、归档工作。第九十九条负责建立健全法院档案工作制度，制定档案工作计划。第一百条完成领导交办的其他档案工作任务。第十一章附则第一百零一条凡违反本规定，有下列行为之一的，视其情节轻重，给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；涉嫌构成犯罪，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失或者擅自销毁由本院保管的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布由本院保管的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。第一百零二条本规定自印发之日起施行。本院原制定的《档案管理制度》予以废止。本规定由市中级人民法院办公室负责解释。

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